A metodologia adotada pelos escreventes de cartórios judiciais da região consistente em documentar a retirada de processos em carga, colhendo assinatura do advogado(a) ou estagiário(a) no ato da retirada é prevista no inciso I do artigo 162 das Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça. No entanto, a mesma norma garante ao advogado o direito de acompanhar a baixa de carga dos autos, à vista do interessado (§ 3ª, artigo 162), que inclusive propicia a obtenção de recibo dos autos, assinado pelo servidor, em instrumento previamente confeccionado pelo interessado e do qual constarão designação do ofício de justiça, número do processo, tipo de demanda, nome das partes e data da devolução.

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Embora a norma em questão estabeleça que a subscrição pelo servidor não implicaria no reconhecimento da respectiva regularidade interna, é inegável que a assinatura constitui recibo eu comprova a entrega.

Não são poucos os casos em que os servidores deixam de efetuar a imediata baixa dos autos em cartório e os advogados(as) acabam sendo responsabilizados por alegada devolução tardia, gerando, inclusive determinação de busca e apreensão desnecessárias além de comunicação ao TED.

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Após a ocorrência de tais casos a Diretoria da OAB oriente os advogados(as) a confeccionarem modelos de recibo de entrega de processos designando o ofício de justiça, número do processo, tipo de demanda, nome das partes, data da devolução e campo para assinatura do comprovante de entrega pelo servidor. A eventual recusa de assinatura do servidor deve imediatamente ser comunicada formalmente para a Comissão de prerrogativas, indicando a identificação do servidor, data e horário da recusa e o cartório judicial em que o mesmo presta serviços, a fim de que se adote os procedimentos legais cabíveis.